La evaluación institucional debería ser un proceso no una meta. Como indica F. Imbernón, la evaluación toma un sentido totalizador, lo que supone que habrá de contemplar el funcionamiento global de un proyecto y las circunstancias en las que éste se desarrolla y concreta. Esto requiere el relevamiento y el análisis sistemático de variadas fuentes de información a fin de tomar mejores decisiones. La evaluación entonces, deja de ser una finalidad para convertirse en un medio de perfeccionamiento y mejora constante de la tarea educativa. Una suerte de retroalimentación que permite optimizar el proceso mientras interviene en todas las fases de un proyecto pedagógico.Un riesgo de la evaluación institucional, es que sea un instrumento que se utilice para justificar y legitimar la toma de decisiones políticas. La evaluación debe ser útil en diferentes planos, desde el individual, al centro y luego al propio sistema educativo. Pero su utilidad se producirá si está adaptada a las necesidades de cada realidad que se evalúa. Los fines de la misma deben ser claros y públicos y deben reconocerse las limitaciones de la misma, pues no se evalúa todo sino solo aspectos.
Es por ello, que se propone el enfoque sistémico, que supone la evaluación del sistema desde una perspectiva holística involucrando todos los procesos y pensando en la información pública.
La evaluación podrá ser externa buscando cierta objetividad como ocurre con las pruebas de diagnóstico, pero en este caso, los instrumentos utilizados no han sido diseñados por la propia comunidad, por lo que no son lo suficientemente sensibles a la complejidad del objeto de evaluación.
Cuando se basan en la reflexión y se hacen desde dentro de la propia institución, hablaremos de autoevaluación institucional, que permite una reflexión sistemática, con rigor y formalizada. Sin embargo, no resulta útil una tarea autorreflexiva que se realiza desde fuera.
Quizás el modelo que mejor responde a los intereses de la propia comunidad educativa sería en espiral, combinando tanto a la iniciativa interna del centro como la de evaluadores externos. El análisis externo evita el sesgo de quienes pertenecen a la comunidad, pero no se sustituye a los protagonistas en la fase de valoración y análisis. Además, el proceso se irá repitiendo como algo natural que forma parte de la cultura del centro, y que está puesto al servicio de la mejora e intereses del mismo.
